Redação Técnica e Requisitos Linguísticos para Elaboração de Registros Documentais

Olá, caro (a) aluno(a)! Antes de darmos início aos nosso estudos vale lembrar que o serviço social se trata de uma profissão que utiliza de forma significativa a escrita para sua comunicação com os usuários, instituições e outros profissionais, e por isso é exigido e esperado de nós, profissionais, um domínio em relação à língua portuguesa e as normas culta e gramaticais.

Observando a experiência de campo percebe-se que, durante os atendimentos, além da comunicação através da fala, ainda ocorrem as comunicações escritas; no entanto, segundo Raso (2007), tais comunicações se diferem uma da outra, uma vez que a fala acontece pela interação de duas ou mais pessoas, ou seja, uma fala e outra escuta, e assim sucessivamente. Sendo assim:

É notório que a fala e a escrita são duas atividades diferentes, com objetivos e, portanto, estratégias diferentes. Enfim, qualquer lingüista sabe que usar na escrita os instrumentos eficazes na fala e na fala aqueles prepostos à escrita leva ao insucesso comunicativo. Mas também é muito comum não achar, nas pessoas que não tenham uma formação lingüística específica, mesmo se cultas e ótimas profissionais, uma plena consciência da variação ligada ao meio de expressão. O que acontece com maior freqüência é que a atividade mais natural e muito mais freqüente, ou seja, a fala, interfira nas estratégias textuais da escrita (RASO, 2007, p. 240).

Diante da fala do autor podemos entender que a maneira como comunicamos pela fala pode interferir de forma considerável em nossa escrita, por isso, caro (a) aluno(a), é válido salientar que não podemos transcrever literalmente nossa fala em documentos.

Precisamos nos lembrar sempre que, no momento em que o destinatário recebe algum documento, o autor não estará presente para esclarecê-lo, daí a necessidade de clareza e objetividade em nossa escrita.

Ao longo dos estudos de Brasil (2018), percebeu-se que na linguagem profissional a comunicação escrita acontece com o objetivo de normalizar o texto, tendo como objetivo a compreensão textual dos demais leitores, e por isso é necessário que, na escrita técnica, utilizemos termos universais, científicos, a linguagem culta, a impessoalidade, a formalidade, a padronização, a concisão na escrita, pronomes de tratamento, fechos para comunicação e identificação do destinatário.

Pensando na melhor forma do aluno(a) compreender os padrões para elaboração de uma redação técnica e seus requisitos linguísticos, discorreremos a seguir sobre os itens mencionados anteriormente.

Pois bem, considerando o que Brasil (2018) traz como impessoalidade, podemos explicá-la como a ausência da individualidade e do pessoal de quem escreve, ou seja, ao escrever um documento técnico, iremos fazê-lo transcrevendo as informações colhidas nos atendimentos efetuados, sejam estes visitas domiciliares, entrevistas, grupos, dentre outros, buscando sempre considerar todo o contexto da vida do sujeito. Neste momento, mesmo que tenhamos “crenças e achismos”, não são esses que irão nortear nossa prática de escrita profissional, entrando aqui a ética profissional no lugar do senso comum.

Considerando os estudos de Brasil (2018), em um texto técnico é necessário utilizar o padrão culto da língua portuguesa, ou seja, ao escrever é indispensável observarmos as regras gramaticais e utilizá-las corretamente, de modo que se empregue um vocabulário comum, utilizado tanto pelo remetente quanto pelo destinatário.

Ou seja, caro(a) aluno(a), ao utilizar a norma culta da língua portuguesa é necessário desprender-se do vocabulário da moda, ou restrito à determinada região do país, distanciando a escrita das diferenças lexicais (diferentes formas de se dizer a mesma palavra) e morfológicas.

Outra característica que Brasil (2018) na linguagem técnica é a formalidade, a comunicação por meio de um documento técnico deve ser realizada de maneira formal.

Mas o que queremos dizer com isso?

Será que a formalidade está relacionada à utilização correta dos pronomes de tratamento?

Pois bem, a formalidade não é apenas o emprego correto dos pronomes, ela é mais que isso - diz respeito à polidez, à cortesia e à civilidade.

Também de extrema importância e indispensável na elaboração de um determinado documento técnico é a padronização de textos e papéis.

Ou seja, ao estudar o texto de Brasil (2018), observou-se a necessidade de uma digitação clara e a indispensabilidade da uniformização dos papéis e uma correta diagramação que exponha e organize o conteúdo de forma clara.

Sendo assim, caro(a) aluno(a), ao pensarmos na padronização textual de um documento técnico somos remetidos de imediato às normas exposta pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que devem ser observadas constantemente em nosso cotidiano profissional.

Segundo Brasil (2018), a concisão textual é outro ponto importante na escrita de um texto técnico. De acordo com Figueiredo (1913, on-line), a palavra “conciso” remete à utilização de poucos elementos para manifestar determinada ideia, assunto ou conteúdo, o que reduz a escrita ou fala ao essencial e indispensável.

Diante do exposto pelos autores, podemos compreender que em texto conciso temos a capacidade de transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras; assim, a concisão é basicamente economia linguística, no entanto não estamos falando de economia de pensamentos.

Podemos então nos questionar: como elaborar um texto utilizando poucas palavras e ao mesmo tempo não permitir que pensamentos e ideias importantes sejam excluídos da escrita?

Para responder a tal indagação, é necessário esclarecer que, ao elaborar um documento técnico, não podemos excluir dele passagens e expressões substanciais e essenciais ao esclarecimento do assunto tratado; no entanto, podemos remover do corpo textual palavras inúteis, redundantes, e palavras, frases e expressões que não acrescentem nada à ideia central.

Por isso, caro(a) aluno(a), conseguimos compreender o que diz Brasil (2018) o falar da necessidade de conseguirmos identificar a ideia central de um texto, o centro do assunto em questão.

Sendo assim, ao elaborar um documento devemos perceber a ideia fundamental e as ideias secundárias, em que as últimas esclarecem a primeira; no entanto, existem ideias secundárias de que nada acrescentam à ideia central, podendo ser excluídas do corpo textual sem prejuízo às palavras essenciais.

Dando continuidade a nossos estudos, é válido lembrar que devemos nos atentar à clareza na transmissão do assunto tratado. Brasil (2018) em seus estudos nos leva a entender que a clareza é a característica básica de um texto técnico, possibilita imediatamente a compreensão textual por parte do leitor.

Temos então, caro(a) aluno(a), algumas dicas que facilitam alcançar tal clareza e compreensão.

O uso da impessoalidade evita a ambiguidade e duplicidade na interpretação textual.

O uso da linguagem culta evita a utilização de gírias e jargões.

A padronização e formalidade na escrita dão caráter de uniformidade ao texto.

E a concisão permite excluir do texto excessos linguísticos que nada acrescentam ao assunto e muitas vezes confundem as ideias centrais.

Conforme as ideias apresentada por Brasil (2018) e a experiência enquanto assistente social, percebe-se que o uso correto das características citadas anteriormente nos leva à releitura do texto produzido em um documento técnico; tal prática nos permite observar e corrigir possíveis erros gramaticais, frases e trechos deslocados, com duplo sentido e outros que estamos sujeitos a cometer, mas que podem ser evitados com uma boa releitura daquilo que já foi escrito.

No entanto, caro(a) estudante, cabe neste momento de nossos estudos apontar para a necessidade de uma boa organização em nosso processo de trabalho, pois uma releitura e uma boa escrita requer tempo e atenção.

Sabemos que o cotidiano profissional é repleto de imprevistos, com demandas que chegam até nós com a necessidade de serem atendidas naquele momento, como relatórios e os mais diversos documentos que nos são solicitados com entrega a curto prazo.

Por isso se faz necessário a elaboração de um plano de trabalho, onde será organizado o tempo para a elaboração de documentos técnicos. Quando iniciamos o trabalho em uma instituição, seja ela pública ou privada, uma das primeiras coisas que precisamos organizar é o plano de trabalho, e nele determinar o que será feito em cada momento do dia e em cada dia da semana.

É claro que na prática ele não é um plano imutável, mas um instrumental que organiza nosso dia a dia, possibilitando uma melhor qualidade nas tarefas desenvolvidas, podendo ainda ser alterado de acordo com o nosso processo de trabalho e na medida em que se conhece o espaço e demandas atendidas pela instituição.

Durante o processo de elaboração de um texto técnico precisamos ainda observar a correta utilização dos pronomes de tratamento. Desta forma, considerando os estudos de Brasil (2018), percebe-se que tais pronomes são indispensáveis à construção textual.

Desta forma, caro(a) aluno(a), mesmo que brevemente, vale relembrar um pouco os pronomes de tratamento.

Então vamos lá!

Brasil (2018) destaca que:

Tradicionalmente, o emprego dos pronomes de tratamento adota a segunda pessoa do plural, de maneira indireta, para referenciar atributos da pessoa à qual se dirige. Na redação oficial, é necessário atenção para o uso dos pronomes de tratamento em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto. No vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento. No corpo do texto, pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso. O endereçamento é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial (BRASIL, 2018, p. 23).

Como percebemos na fala do autor, não se trata de apenas sabermos empregar os distintos pronomes de tratamento, mas também é preciso identificar quais são seus lugares no corpo de um texto.

Seguem então o emprego dos pronomes de tratamento:

No entanto, caro(a) estudante, não utilizaremos todos os pronomes citados anteriormente em nossos textos técnicos, mas conhecê-los nos proporciona o emprego correto de cada um deles.

Podemos destacar como os mais utilizados: Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Senhor e Senhora.

Considerando os estudos de Brasil (2018), ao findar nossa escrita técnica é necessário utilizamos os chamados fechos para comunicação, responsáveis por sinalizar a finalização do texto.

O Manual de Redação da Presidência da República normatizou dois diferentes fechos utilizados para toda forma de comunicação oficial, sendo respeitosamente para hierarquias superiores à do remetente e atenciosamente para autoridades da mesma hierarquia ou de inferiores à do remetente.

Devendo seguir a seguinte formatação: alinhado à margem esquerda da página, recuo de parágrafo, 2,5 cm de distância da margem esquerda, espaçamento entre linhas: simples, espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo e não deve ser numerado.

Finalizando o conteúdo a respeito da redação técnica e seus requisitos linguísticos para a elaboração de registros documentais, falaremos agora sobre o signatário.

• Signatário diz respeito àquele que escreve e assina o texto, sendo assim, de acordo com Brasil (2018), excluindo os textos assinados pelo Presidente da República, as demais comunicações oficiais (aqui tratadas enquanto técnicas para melhor entendimento do estudante) devem seguir a seguinte formatação:
• Nome: nome da autoridade que as expede, escrito em letras maiúsculas e sem negrito, não se deve usar linha acima do nome do signatário;
• Cargo: cargo da autoridade que expede o documento, escrito apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas;
• Alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página. Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do texto escrito.

Observe o exemplo a seguir:

Podemos considerar que ao longo do texto tivemos como principal referencial teórico o Manual de Redação da Presidência da República elaborado pelo Governo Federal em 2018. É válido destacar que o Serviço Social conta também com seus próprios instrumentos técnicos, no entanto, para elaboração destes é indispensável que sigamos as orientações dadas tanto pelo Manual de Redação como pela ABNT.

Tais documentos possuem um rico e importante conhecimento, e por isso, caro(a) aluno(a), devemos nos apropriar das normas e critérios impostos por eles.

Documentos e Documentação: Conceituação, Tipologia e Funcionalidade

Caro(a) aluno(a), a elaboração de documentos nos acompanha desde a formação acadêmica e é indispensável em nosso cotidiano profissional, por isso a necessidade de saber sua conceituação, tipologia e funcionalidade. Observe a seguir.

• Documentação: conjunto de documentos, como processos, relatórios, pareceres e outros documentos.
• Conceituação: são documentos técnicos, um meio de comunicação sobre determinado assuntos, onde as partes, em sua maioria, não estão presentes frente a frente.
• Tipologia: os tipos (espécies) de documentos. Ex. Atos enunciativos.
• Funcionalidade: Objetivo para cada tipo de documento: Ex. parecer social.

Primeiramente falaremos sobre o que são documentos e documentação de modo geral, e logo após citaremos de forma breve os documentos mais utilizados pelo serviço social.

Rodrigues (2006) e Brasil (2001) colocam que o documento é um registro de todas as informações coletadas que podem ser utilizadas para pesquisas, consultas e estudos, pois por meio delas comprovam-se fatos, daí a indispensabilidade de seriedade e comprometimento ético no momento de sua construção.

Seguindo a linha de pensamentos dos autores citados podemos perceber que através de um documento é possível registrar diversas informações, como fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos de toda organização humana em um dado contexto e momento na sociedade.

Ou seja, podemos considerar todo documento como uma fonte de registro de informações, como revistas, jornais, fotos, fitas, CDs, DVDs e registros técnicos que se subdividem em vários tipos.

De acordo com Brasil (2001), documentos são também todos aqueles registros recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, produzidos durante o desenvolvimento de suas atividades e funções; temos aqui então a produção de documentos técnicos, aqueles elaborados por meio de uma redação técnica.

Outra característica apresentada por Brasil (2001) a respeito dos documentos é que estes se constituem pela sistematização de informações e ideias que refletem suas atividades e funções.

Desta forma, podemos concluir que o principal elemento que caracteriza um documento é a razão e a função de sua existência e não seu formato e suporte. No entanto, todo documento elaborado deverá seguir um padrão linguístico e formal.

Abrindo um parêntese em nossa discussão, vale lembrar que o material que estamos utilizando para a elaboração do conteúdo é, em sua maioria, de caráter governamental, ou seja, são parâmetros criados, organizados e desenvolvidos pelo Governo Federal que são utilizados não apenas por servidores públicos, mas também por servidores de instituições do segundo e terceiro setor responsáveis pela execução de serviços públicos.

Conforme Brasil (2001), existem algumas tipologias de documentos que podem ser classificadas de acordo com seu formato e seus elementos, ou seja, seu conteúdo, podendo ainda ser identificados de acordo com seu gênero, espécie e natureza do assunto.

No que diz respeito ao gênero documental, Brasil (2001) destaca que este pode ser definido conforme sua maneira de apresentação, podendo ser: documentos textuais, documentos cartográficos, documentos iconográficos, documentos filmográficos, documentos sonoros e documentos informativos.

Vimos então que existem diversas tipologias de documentos, e isso nos mostra que podemos arquivar informações nas mais diversas formas, no entanto, no decorrer de nossos estudos trataremos mais profundamente dos documentos textuais.

Dando continuidade, veremos a seguir as espécies de documentos, lembrando de todos os elementos apontados por Brasil (2001).

Analisando o texto do autor percebeu-se que os documentos, em sua maioria, têm como uma de suas características a formalidade; diante disso, cada espécie será determinada tanto em razão da natureza dos atos que lhe origina, quanto pela forma com que se registra os fatos.

Conforme os estudos do autor percebemos seis espécies diferentes de documentos, sendo elas: atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento, atos comprobatórios, atos de ajuste e atos de correspondência.

Neste momento chamo sua atenção para o seguinte: em cada espécie citamos apenas os documentos mais utilizados, sendo assim, você, caro(a) aluno(a), poderá perceber que existem outras espécies de documentos não citadas aqui.

Quando falamos sobre a natureza dos documentos, estamos dizendo que eles podem ser ostensivos ou sigilosos.

Conforme Brasil (2001), os documentos ostensivos são aqueles que, por não prejudicarem a instituição, podem ser de conhecimento público, enquanto os sigilosos são aqueles cujo assunto necessita de sigilo, e por isso requerem uma restrição em relação ao seu conhecimento, sendo classificados conforme os seguintes graus: ultra secretos, secretos e reservados.

Como percebeu-se, cada documento possui a sua funcionalidade, ou seja, um momento e ocasião certa para ser utilizado, por isso a necessidade de conhecê-los, para empregá-los de forma correta.

Diante do exposto, podemos ainda salientar que todo conjunto de documentos torna-se uma documentação, que por sua vez, para não se perder, necessita de uma organização em arquivos; sobre isso Rodrigues (2006, p. 110) diz:

Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito à verdade administrativa dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos constituírem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas, vê-se que a Autenticidade depende da manutenção dessa Imparcialidade. Jenkinson identifica a possibilidade dessa garantia no continuum da criação, manutenção e guarda pelo seu produtor. Já em meados do século passado, Schellenberg afirma que não é possível manter a custódia ininterrupta dos arquivos modernos. Contudo, importa entender que os arquivos estão sujeitos a perder sua Organicidade, Imparcialidade e Autenticidade se tratados e preservados de maneira pouco rigorosa.

Neste espaço de estudos falamos sobre os documentos de modo geral, sendo aberta sua utilização a todas as categorias profissionais; no entanto, cada profissão possui suas particularidades, e no serviço social isso não é diferente. Falaremos a seguir sobre as particularidades dos documentos nessa área.

Situações Demandantes de Produção de Documentos em Serviço Social

Cotidianamente aparecem no campo profissional demandas relacionadas às mais diversas expressões da questão social, como uso de drogas, desemprego, violências no contexto familiar e social, questões que envolvem o crime, enfermidades como um todo, etc., que exigem de nós diferentes intervenções e a utilização dos instrumentais do Serviço Social.

Faleiros (2018) ressalta que tais demandas nos trazem diversos desafios, possibilidade e questionamentos; vejamos:

[...] O foco deste texto é a questão do exercício profissional do (a) assistente social no cotidiano com seus fios (vínculos) e desafios (questionamentos), no contexto capitalista de redução do Estado e de fortalecimento do mercado no qual se conflitam demandas de atuação profissional com grande diversidade de expressões, de defesa e implementação de direitos e de limitações burocráticas, de poder e de recursos (FALEIROS, 2018, p. 24-25).

Analisando a fala da autora percebemos em nosso campo de atuação a relação de forças referente à minimização do Estado e a diminuição, retirada e o difícil acesso a direitos sociais já conquistados, sendo este um grande desafio para a profissão.

Outro aspecto que Faleiros (2018) traz como um desafio do fazer profissional é a forma e o objetivo que o Estado possui para intervir nas expressões da questão social; a autora esclarece que a estrutura do Estado quanto aos benefícios e serviços estão relacionados à manutenção do modo de produção capitalista, ou seja, tais intervenções não visam a solucionar de fato as demandas existentes, mas sim diminuí-las de forma a fazer com que o capitalismo sobreviva e se fortaleça cada vez mais.

E todas essas questões, caro(a) aluno(a), requerem de nós, profissionais, um aprimoramento intelectual que nos dê o que muitos autores do Serviço Social chamam de criatividade para pensar formas de intervenção que contribuam de fato com a vida do usuário.

Porém, além de ter o conhecimento é necessário ainda identificar a melhor maneira e momento de utilizá-lo, o que também ocorre com nossos instrumentais técnicos, que além de conhecê-los em sua estrutura e finalidade, devemos também reconhecer a hora certa de elaborar e utilizá-los.

Sobre o assunto, podemos dizer que:

Nas últimas décadas, na sociedade brasileira, observamos uma ampliação das requisições para os assistentes sociais em relação a produção de documentos técnicos que trazem à tona a análise profissional frente a uma determinada situação, a fim de contribuir na tomada de decisão por parte de outros profissionais, na concessão de um determinado recurso institucional, na inserção dos sujeitos em serviços sociais e etc. Em muitos espaços ocupacionais, a produção de documentos técnicos faz parte da rotina institucional e em outros acabam sendo solicitada apenas de forma esporádica (CRAVEIRO, 2018, p. 220).

Algo escrito no trecho anterior que se faz importante destacar é que nossos documentos podem muitas vezes ser a porta de entrada do acesso aos direitos e serviços sociais, daí a importância de uma leitura ampla de cada demanda e o aprofundamento teórico, que nos possibilitará uma intervenção de fato efetiva que contribua de forma positiva com a vida dos sujeitos.

Antes de entrarmos na discussão sobre as situações que demandam a elaboração de documentos técnicos, é preciso lembrar um pouco da ética profissional que devemos ter em sua elaboração.

Pois bem, segundo Craveiro (2018), nosso posicionamento ético-político deve estar claro e presente em todos os documentos; vimos que é por meio deles que manifestamos nosso conhecimento e contribuímos para que outros profissionais tomem suas decisões, por isso a necessidade de demonstrarmos nosso posicionamento ético-político.

Mas o que é mesmo ter um posicionamento ético-político?

Dando continuidade aos estudos de Craveiro (2018), para ter um posicionamento ético-político e manifestá-lo em nossa escrita é necessário não só nos desprendermos de nossos valores e crenças individuais, considerando sempre os valores e princípios impostos pelo Código de Ética do Assistente Social, mas também considerar que cada sujeito possui uma história, um contexto e uma individualidade.

Por isso conhecer nossos usuários e o território onde atuamos é indispensável.

Devemos então, conforme Craveiro (2018), fazer essas análises e a reflexão posterior a fim de produzir nossos documentos técnicos.

A produção de nossos documentos técnicos não pode estar isenta a essa reflexão, afinal, esses documentos vêm sendo utilizados, por exemplo, pelo Sistema de Justiça, como subsídios para a tomada de decisões que alteram e interferem diretamente nas relações sociais estabelecidas (CRAVEIRO, 2018, p. 221).

Por essas razões, a fim de evitar interpretações equivocadas, a autora nos alerta da necessidade de esclarecer nossas ideias de forma a não deixar “brechas” para uma dupla interpretação, a dubiedade falada no início de nossos estudos.

É indispensável ainda consideramos o sigilo profissional que consta no Código de Ética do Assistente Social de 1993, que em seu artigo 15 nos garante o direito ao sigilo profissional - no entanto, o artigo 17 traz em quais situações ele pode ser quebrado.

Por isso, caro(a) aluno(a), vale acrescentar em nossos estudos o que Craveiro (2018) traz. A autora nos fala da necessidade de analisar as informações antes de transcrevê-las; devemos observar sua veracidade, identificar o impacto que aquele documento terá na vida do sujeito e se verdadeiramente tais fatos precisam ser relatados.

Além de deixar claro nosso posicionamento ético-político e cuidar com sigilo profissional, Craveiro (2018) aponta a necessidade de compreender e manifestar que, em meio a uma sociedade capitalista com um projeto societário extremamente contrário ao nosso projeto profissional, nosso projeto ético-político é a favor da equidade, da justiça social, e tem a liberdade como valor ético central.

Dessa maneira, por meio das avaliações sociais, cabe ao assistente social contribuir com a inclusão dos sujeitos nas diferentes políticas públicas, na perspectiva da universalidade do acesso da população aos bens e recursos socialmente produzidos, tendo no fortalecimento da participação popular uma estratégia essencial. Também devem expressar o combate ao preconceito e a discriminação, por meio, do respeito à diversidade e o fortalecimento da participação dos grupos socialmente excluídos [...] todas essas reflexões são fundamentais para que possamos direcionar a construção dos nossos documentos materializados em relatórios, laudos e pareceres [..] (CRAVEIRO, 2018, p. 223).

Percebemos então que a documentação em Serviço Social é de extrema importância para o nosso fazer profissional. No entanto, quais são as situações que nos exigem sua elaboração?

Não temos uma tabela ou um texto expositivo que nos indique tais situações. Considerando os nosso estudos até o presente momento e a experiência em campo, podemos dizer que não são todos os atendimentos que requerem a elaboração de um documento técnico; entretanto, a elaboração deste documento ocorre na maioria das vezes quando precisamos dar um parecer, uma opinião do Serviço Social, e é necessário relatar de forma escrita e técnica uma determinada situação; também quando é preciso estudar mais a fundo determinada demanda e transcrevê-la tecnicamente em resposta a uma perícia social.